Calendly - Dein Tool für Probetermine


Seit gut einem Jahr nutze ich jetzt Calendly und kann es mir nicht mehr wegdenken.


Wenn ich überlege, was für ein E-Mail Ping Pong das früher war, um endlich auf einen Nenner für Probetermine mit meinen Bräuten zu kommen - Zeit die ich nie wieder bekomme 🤣


Mittlerweile nutze ich Calendly auch für Erstgespräche in meiner Schule, für 1:1 Business Coachings, meine Brautstyling - Dein Business to GO! Unterlagen und Einzelcoachings im Allgemeinen. Für mich eines meiner absoluten Top 3 Produktivitätstools! Effektiver geht es nicht 💪🏻


Calendly Schritt für Schritt

Hier seht ihr mein Profil, nachdem ich mich eingeloggt habe.


Ich habe einen erweiterten Account, der mich monatlich $12 kostet. Auf diese Weise habe ich die Möglichkeit bis zu 6 Kalender anzulegen, in der kostenlosen Version steht einem lediglich 1 Kalender und auch nur 1 Ereignistyp zur Verfügung - wer Calendly also ausschließlich zur Vereinbarung von Probeterminen nutzen möchte, kann dieses Tool vollkommen kostenfrei nutzen.

Zunächst legt ihr einen Ereignistypen an. Hier wird gefragt, ob es sich im einen One-on-One oder einen Gruppentypen handelt. Bei der Probe oder generell, wenn es um die Vereinbarung mit einer einzelnen Person geht, wählt ihr One-on-One.

Im nächsten Schritt gebt ihr eurem Ereignis einen Namen. Bei der Brautprobe kann es entsprechend Probetermin genannt werden. Dieser Name steht später auch im Link, den ihr eurer Braut zur Verfügung stellt (es sollte also ein Name sein, der zum Ereignis passt 😉).

Anschließend legt ihr einen Ort, an dem die Probe stattfindet, fest. Wie ihr seht kann man hier mehrere Optionen wählen. Ich habe für unterschiedliche Ereignistypen unterschiedliche Orte. Meine Probetermine finden bei mir zu Hause statt, so dass ich entsprechend meine Privatadresse eingebe, meine Business-Coachings finden hingegen via Zoom statt, so dass ich Zoom als Ort wählen kann (hierfür muss man seinen Zoom Account mit dem von Calendly verbinden, so dass bei der Buchung eines Termins automatisch ein Zoom-Link erstellt wird).

Wichtig ist es auch eine Beschreibung/ Anweisung für eure Bräute hinzuzufügen. Gebt eurer Braut hier noch einmal alle Infos an die Hand, die für die Probe wichtig sind und verweist eventuell auf eure Infobroschüre für Bräute.


Als kleines Spielerchen kann noch eine Farbe für das Ereignis festgelegt werden und anschließend drückt ihr auf 'Weiter'.

Im nächsten Schritt gelangt ihr ganz automatisch in den Bereich, in dem ihr eure verfügbaren Zeiten festlegt. Hier könnt ihr zunächst angeben in welchem Datumsbereich ihr die Termine vorausplanen möchtet. Das hängt ganz individuell von euch ab, wie weit ihr im Voraus planen wollt.


Anschließend könnt ihr einen vorhandenen Zeitplan verwenden (hab ich noch nie gemacht) oder eigene Stunden festlegen.

Wählt ihr die Option 'Eigene Stunden festlegen' sieht der Kalender zunächst so aus, wo im oberen Bild zu sehen. Alle Werktage sind voll von 9-17Uhr. Da ich dies nicht möchte, gehe ich auf einen beliebigen Tag drauf, klicke in meinem Fall auf 'Alle Freitage bearbeiten', dann auf den Mülleimer neben der Uhrzeit und anschließend auf 'Anwenden' (siehe nächstes Bild).


Das mache ich mit jedem Tag, bis ich einen leeren Kalender habe. Dadurch dass ich die Option 'Alle Freitage bearbeiten' gewählt habe, sind die voreingestellten Termine auch an allen Freitagen gelöscht.

Jetzt kann ich auf ein Datum im Kalender klicken, um diesem meine ganz individuellen Zeiten zuzuordnen.

Klickt ihr, wie in meinem Fall, auf den 30. erscheint ein kleinerer Kalender, bei welchem das ausgewählte Datum blau hinterlegt ist. Diesem könnt ihr jetzt eine Uhrzeit zuordnen. Wenn ihr also einen Probetermin von 3h ansetzt, dann gebt ihr zum Beispiel 09:00 - 12:00 ein. Solltet ihr an diesem Tag noch einen weiteren Probetermin ansetzten können, klickt ihr auf das + auf der rechten Seite und könnt dann eine weitere Uhrzeit, z.B. 15:00 - 18:00 eintragen.


Damit noch nicht genug, denn jetzt könnt ihr alle Tage in der Zukunft anklicken, an denen genau diese gewählten Zeiten auch gelten sollen, siehe kommendes Bild. Damit braucht ihr nicht immer wieder neue Zeiträume und Daten festlegen, sofern sich diese bei euch an bestimmten Tagen wiederholen.

So sieht anschließend euer Kalender für eure gewählten Tage aus. Im Fenster darunter könnt ihr außerdem die Dauer eurer Termine eintragen. Wenn eure Probetermine mehr als 60min dauern, könnt ihr eine 'benutzerdefinierte Dauer' eingeben. Bei 3 Stunden, wären das 180min.

Seid ihr mit der Eintragung euer Termine fertig, habt ihr noch Zusätzliche Optionen.

Bei den zusätzlichen Optionen nutze ich die Funktionen 'Fragen für Eingeladene' und 'Benachrichtigungen und Stornierungsbedingungen'. Hier müssen mir die Bräute ihren Namen eintragen, sowie ihre E-Mail Adresse (die mit * hinterlegten Felder, sind ein Muss bei der Ausfüllung. Wer möchte kann über die Funktion '+ Neue Frage hinzufügen' auch noch die Telefonnummer anfragen.

Den Text 'Bitte gib alles an,...' könnt ihr durch einen eigenen Text ersetzen. Ich habe an dieser Stelle z.B.


'Bitte lies Dir im Vorfeld das Infoblatt für Bräute durch und bereite Dich entsprechend auf Deinen Probetermin vor (Fotos Deiner Haare, Frisurenideen, Make Up Wünsche, etc.).


Gibt es noch Fragen oder Wünsche?'


zu stehen, so dass meine Bräute hier noch Fragen und Wünsche, die ihnen wichtig sind eintragen können. Da hier kein Sternchen ist, ist dies aber kein Muss und kann freigelassen werden.


Wer seine Kunden außerdem wählen lassen möchte, ob der Probetermin bei euch in euren Räumen oder bei der Kundin zu Hause stattfinden soll, kann dafür im Dropdown Menü 'Optionsfelder' nutzen. Hier die Frage 'Wo soll der Probetermin stattfinden' reinschreiben, Antwortart 'Optionsfelder' wählen und entsprechende Antworten (Option 1 eigene Adresse/ Option 2 Adresse der Kundin bzw. 'Bei Dir zu Hause') eintragen. Wählt die Kundin Option 2, also bei sich zu Hause, würde ich noch eine weitere Frage hinzufügen und dort bei -Frage- 'Bitte gib hier die Adresse an, wo die Probe stattfinden soll' schreiben und als Antwortart 'Mehrere Zeilen' wählen.

Ich nutze außerdem noch die Zusatzoption 'Benachrichtigungen und Stornierungsbedingungen' und setze mein mein Häkchen bei E-Mail Erinnerung. Auf diese Weise erhalten sowohl ich, als auch meine Kundin eine Benachrichtigung per E-Mail, damit wir auch ja nicht den Termin vergessen 😅


Hier kann noch dahingehend individualisiert werden, als dass ihr angeben könnt wann die Erinnerung erfolgen soll. Ich habe eine Erinnerung 24h vor dem Termin und eine weitere 1h vor dem Termin. Die Stornierungsbedingungen nutze ich nicht, da diese in meiner Brautstylingvereinbarung enthalten sind.

Ét violá!


Euer Ereignis ist erstellt. Indem ihr nun auf 'Link kopieren' klickt, könnt ihr diesen in euren Mails, auf eurer Website oder wo auch immer ihr euren Calendly Kalender integrieren wollt, einfügen.


Wie bei allem klingt das erstmal ziemlich viel, ist es aber gar nicht. Eins, zwei mal und ihr könnt mit diesem Tools ganz einfach umgehen.


Wer dennoch Fragen hat oder sich grundsätzlich ein Business-Coaching wünscht, um einen extra Push für sein Business zu erhalten, kann gerne ein 1:1 Coaching bei mir buchen.


Ansonsten wünsche ich euch ganz viel Spaß mit Calendly, ihr werdet sehen, wie viel Zeit ihr damit sparen könnt 🥳


Eure







NICHT VERGESSEN!


Unser Black Friday Angebot gilt nur noch bis zum 29.11. und es sind lediglich im Sonntagskurs und im Online MUA Kurs noch wenige freie Plätze vorhanden, der Tageskurs ist bereits ausgebucht.


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