'Wozu soll ich eine Rechnung schreiben?' und 'Reicht es, wenn ich diese handschriftlich erstelle?' Fragen, die ich alle bereits in meinem Online Make Up Artist Kurs gestellt bekommen habe. Aber auch 'Was gehört eigentlich in eine Rechnung rein?' und 'Wie lautet der Satz, den ich in der Rechnung angeben muss, wenn ich ein:e Kleinunternehmer:in habe?' oder 'Welches Programm nutzt Du, um Deine Rechnung zu erstellen?'
Genau diese Fragen möchte ich hier aufgreifen, speziell für Make Up Artists & Brautstylistinnen. Ihr dürft es euch also gemütlich machen, denn es erwartet euch ziemlich viel Input und Wissen, rund um das Thema Rechnungsstellung als Make Up Artist/ Brautstylistin.
Muss ich als Brautstylistin eine Rechnung stellen?
Wenn ich zum Beispiel für ein Shooting gebucht werde, ist es recht klar, das ich eine Rechnung an meinen Auftraggeber stelle, denn bei meinem Auftraggeber handelt es sich ja schließlich auch um eine Firma, die meine Rechnung genauso wie ich für ihre Steuer benötigen.
Als Brautstylistin oder allgemein in der Zusammenarbeit mit Privatkund:innen könnte man sich fragen, warum eine Rechnung nötig ist, schließlich kann diese Kundengruppe meine Dienstleistung ja nicht absetzen, also bei der Steuer geltend machen. Stimmt, aber eben nur einseitig, denn selbstverständlich sind wir dazu verpflichtet jede Dienstleistung, die wir erbringen auch in Form einer Rechnung festzuhalten und diese dann unserer Steuererklärung beizufügen - ganz egal ob als einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder aufwendige Bilanzierung.
Sobald wir also eine Leistung erbringen, für die wir eine Gegenleistung in Form von Geld verlangen, müssen wir eine Rechnung stellen.
Reicht es, wenn ich meine Rechnung handschriftlich erstelle?
In diesem Zusammenhang wurde ich in meinem Kurs auch bereits gefragt, ob wir auch eine Quittung erstellen könnten.
Hierfür möchte ich kurz den Unterschied zwischen Quittung und Rechnung herausstellen und zitiere den Beitrag von Sumup, in dem es um den Unterschied Quittung vs. Rechnung geht.
Rechnung = "Mit einer Rechnung informieren Sie Ihre Kunden, dass ein bestimmter Gesamtbetrag zu Ihrer Leistung zu zahlen ist."
Quittung = "Eine Quittung hat die Funktion, den Empfang von Leistungen zu bestätigen. Zum anderen belegt eine Quittung immer im Gegensatz zur Rechnung, dass die Zahlung bereits erfolgt ist."
Die Quittung beinhaltet also deutlich weniger Pflichtangaben und belegt lediglich den Erhalt einer Leistung und des dazugehörigen Geldes. Eine Quittung ist dann angebracht, wenn wir Bargeld von unseren Kund:innen erhalten. Wenn wir unseren Kund:innen aber vorab mitteilen möchten, dass sie Betrag YX für eine noch kommende Dienstleistung überweisen möchten, dann müssen wir eine Rechnung ausstellen.
Ob eine Rechnung/ Quittung jetzt handschriftlich ausgestellt werden kann? Ja, kann sie, sofern alle Pflichtangaben enthalten sind. Aber ganz ehrlich, wenn ich jedes Mal aufs Neue meine Kontaktdaten, Kontodaten, Steuer-ID, etc. handschriftlich erfassen müsste, würde ich ja Krämpfe in den Händen bekommen. Und der weit wichtigere Grund, weshalb ich eine Rechnung immer am PC erstellen würde ist, dass diese deutlich professioneller erscheint.
Was gehört in eine Rechnung?
Das Finanzamt erkennt unsere eingereichten Rechnungen nur dann an, wenn diese bestimmte Pflichtangaben enthält. Es ist also absolut wichtig, das alle Pflichtangaben enthalten sind. Genau dafür habe ich Dir folgende Musterrechnung erstellt, die genau zeigt was alles enthalten sein sollte. Außerdem kannst Du Dir meine Checkliste downloaden und so beim Erstellen Deiner ersten Rechnung jeden einzelnen Punkt abhaken, um so auch ja nichts zu vergessen.
Hier noch mal meine Checkliste mit alle Inhalten für eine regelkonforme Rechnung. Wenn Du magst, kannst Du die Checkliste auch downloaden und zur Überprüfung Deiner Rechnungen nutzen.
Wie lautet der Satz, den ich angeben muss, wenn ich Kleinunternehmer:in bin?
Hast Du im vorangegangen Jahr nicht mehr als 22.000€ umgesetzt (und im aktuellen Jahr nicht mehr als 50.000€), giltst Du als Kleinunternehmer:in. Das heißt Du bist von der Umsatzsteuer befreit und musst dies auch in Deiner Rechnung ausweisen.
Ein Satz wie 'Gemäß §19 Abs.1 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.' oder 'Die in Rechnung gestellten Leistungen sind gemäß §19 Abs.1 UStG umsatzsteuerfrei.' muss in diesem Fall im unteren Bereich Deiner Rechnung eingefügt werden.
Welches Programm nutzt Du, um Rechnungen zu erstellen?
Vielleicht gehe ich dafür einmal rückwärts, denn als vom Finanzamt anerkannte Schule, ist meine Buchhaltung heute deutlich umfangreicher, als damals in den Anfängen meiner Arbeit als Make Up Artist/ Brautstylistin.
Zu Beginn meiner Arbeit als Make Up Artist, habe ich einmal im Jahr einen Tag von morgens bis abends über meinen Belegen gesessen, diese sortiert und dann an unseren Steuerberater weitergegeben - wir haben auch privat schon immer einen Steuerberater. Es war immer eine ganz einfach Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), die ich auch heute noch mache, aber wesentlich umfangreicher ist. Also kein Programm oder dergleichen. Rechnungen habe ich über Word bzw. Pages auf meinem MacBook erstellt, ohne viel SchiSchi (Pages und Word haben ja bereits einige Rechnungsvorlagen). Oder aber Du lädst Dir eine Musterrechnung aus dem www runter - einfach 'Musterrechnung Kleinunternehmer' bei Google eingeben. Für den Anfang reicht das vollkommen aus. An diesem Punkt des Business Geld in ein Programm zu investieren, macht einfach überhaupt keinen Sinn.
Sollte es umfangreicher werden, Du aber dennoch erst einmal keine monatliche Lizenz zahlen wollen, kannst Du mit papierkram.de anfangen.
Ich selbst nutze Lexoffice und zahle mtl. ca.15€. Dafür kann ich per Drag&Drop ganz einfach Rechnungen erstellen, kann diese meinen Geldeingängen zuordnen, selbst wenn eine Teilnehmer:in in Raten zahlt und gleichzeitig ist alles mit meinem Steuerberater verbunden, damit dieser alles einsehen kann, was ich verzapfe 😅
Die Rechnung, die ich als Muster hier reingestellt habe, habe ich mit Canva erstellt (nur den Hintergrund mit den mauvefarbenen Streifen oben und unten, meinem Bild sowie den unteren Kontakt- und Bankdaten). Dann habe ich es als Bild gespeichert und in Pages über 'Einfügen' -> 'Auswählen' im Hintergrund eingefügt (mit Word kenne ich mich leider nicht aus). Den Rest habe ich über Pages selbst, mit der Textfunktion bzw. als Tabelle, eingefügt.
Wem das zu umständlich ist, der nutzt wie gesagt einfach die Vorlagen bei Word/ Pages, auch die sehen ansprechend aus und enthalten alles Wesentliche.
Du möchtest noch mehr erfahren? Dieses und viel mehr rund um das Thema Business, sind Inhalte meines Online Make Up Artist Kurses. Ich weiß wie wichtig es ist, nicht nur perfekte Make Ups zu erstellen, sondern auch ein funktionierendes Business zu führen, mit allem was dazu gehört. Der nächste Kurs startet im Mai 2024 🥰
Bis ganz bald
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